🎈 Sebutkan Dan Jelaskan 3 Asas Dalam Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Apakah Anda tahu apa itu organisasi dalam perkantoran dan bisnis? Lalu apa saja asas organisasi? Dan bagaimana bentuk organisasi yang ada saat ini? Untuk menjawab berbagai pertanyaan tersebut, Anda bisa menyimak pembahasannya di bawah ini. Oleh karena itu simak artikel ini sampai selesai. Pengertian Organisasi Sebuah organisasi dalam perkantoran akan berjalan dengan baik jika ada 3 unsur utama, yaitu terdapat sekumpulan orang, ada maksud dan tujuan yang sudah ditetapkan, dan adanya kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka dibutuhkan adanya sistem pengorganisasian yang jelas. Yaitu dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini Susunan, status, dan kedudukan serta hubungan pejabat yang satu dengan yang lain. Kekuasaan dan tanggung jawab dari tiap departemen. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan. Pembagian pekerjaan yang seimbang. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien. Dari beberapa kriteria di atas, maka lahirlah suatu struktur dan bentuk dalam organisasi perkantoran. Maka bisa disimpulkan bahwa organisasi merupakan susunan orang atau badan dengan tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta diatur prosedur dan mekanismenya. Sehingga ada hubungan dan kerja sama dari beberapa orang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Organisasi adalah alat bagi seorang pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dari itu pimpinan / atasan yang bijaksana yaitu pimpinan yang bisa menciptakan dan memelihara organisasi yang sehat, tepat dan sempurna. Yakni suatu organisasi yang baik didalam proses pembentukan ataupun di dalam eksistensi. Selain itu juga dalam operasi bisa memenuhi asas-asas pokok pengorganisasian. Organisasi dalam perkantoran dapat dilihat dari dua segi, yakni 1 Sebagai Wadah Organisasi adalah suatu tempat di mana administrasi dan manajemen dilaksanakan. Tempat ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi. 2 Sebagai Proses Artinya menggambarkan interaksi antar anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal. Dan juga dalam rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan. Organisasi sebagai Proses Di organisasi sebagai proses ada 2 macam hubungan kerja di dalamnya, yakni a. Hubungan-hubungan Formal Hubungan jenis ini umumnya sudah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu. Misalnya secara formal pada siapa instruksi diberikan, dan laporan disampaikan. b. Hubungan-hubungan non Formal Dalam hubungan ini tak terikat kepada hierarki dan struktur organisasi. Namun didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang dibutuhkan. Agar organisasi bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan, maka hendaknya kedua macam hubungan di atas harus seimbang. Bila terlalu dominan hubungan formal, maka akan menimbulkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas dan dapat menimbulkan efek psikologis organisasi. Sementara bila terlalu menonjol hubungan non formalnya akan menghilangkan sikap harga menghargai sesuai dengan kedudukannya masing-masing. Sebuah organisasi dalam perkantoran yang baik apabila memiliki tujuan-tujuan di bawah ini Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas Untuk meningkatkan efisiensi Untuk mempermudah pengawasan Untuk menghindarkan duplikasi tugas Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan organisasi Dengan demikian ciri-ciri suatu organisasi yang baik dalam proses pelaksanaan tugas, mesti memenuhi beberapa kriteria berikut ini Terdapat tujuan yang jelas. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota. Tujuan organisasi harus bisa diterima oleh organisasi. Pembagian tugas yang seimbang, supaya tak menimbulkan frustasi. Struktur organisasi perlu disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada. Bentuk Organisasi Berikut beberapa bentuk organisasi dalam perkantoran di bawah. Untuk penjelasan lengkapnya dari bentuk organisasi ini akan kami jelaskan di artikel selanjutnya. Line Organization Organisasi Lini Line and Staff Organization Organisasi Lini dan Staf Functional Organization Organisasi Fungsional Line and Functional Organization Organisasi Lini dan Fungsional Line, Functional, and Staff Organization Organisasi Lini, Fungsional dan Staf Committee Type Organization Organisasi Komite Azas Organisasi dalam Perkantoran Berikut beberapa asas dalam suatu organisasi dalam perkantoran 1. Azas Pembagian Tugas Azas yang menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis. Sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu, perlu adanya perumusan atau pembagian tugas yang jelas. Sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, penggandaan dan kekaburan tugas. 2. Azas Fungsionalisasi Azas yang menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. Hal itu juga harus dilakukan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan 3. Azas Koordinasi Azas dalam upaya menserasikan, memadukan dan menyelaraskan, baik dalam kegiatan dan waktu serta tugas dan fungsi yang diembannya. Seperti dalam perumusan kebijaksanaan, perencanaan, pemrograman, penganggaran, pengendalian, pengawasan. 4. Azas Kesinambungan Azas yang mengharuskan tugas-tugas organisasi harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang sudah ditetapkan. Jadi harus berjalan tanpa bergantung pada seseorang atau perorangan. 5. Azas Akordion Azas yang menentukan bahwa organisasi dalam perkantoran bisa berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. 6. Azas Pendelegasian Wewenang Azas yang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. 7. Azas Keluwesan Azas dalam upaya agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan. Sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas 8. Azas Rentang Pengendalian Dimaksudkan supaya dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang jadi bawahan setiap divisi. Lalu diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seseorang pimpinan atau atasan dalam melakukan pengendalian terhadap bawahannya. Sehingga perlu adanya rasio ratio unit kerja secara hierarkie yang berbentuk piramida. Hal ini berhubungan dengan job classification, job analysis, job description, and job evaluation. Sehingga bisa dihindari adanya kemacetan dan penumpukan pekerjaan. Selain itu semua pekerjaan ada di bawah pengendalian dan jangkauan pimpinan dalam organisasi. 9. Azas Jalur dan Staf Azas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi harus dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. Baca juga Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Bisnis Demikian informasi mengenaiÂ mengenal organisasi dalam perkantoran lengkap, kami harap postingan kali ini membantu Anda. Mohon post manajemen bisnis perini disebarluaskan agar semakin banyak yang mendapat manfaat. Ternyata belajar internet itu mengasyikan, apalagi bisa punya penghasilan 20 jutaan per bulan... rasanya gimana gitu... Tapi gimana cara belajarnya?? Klik gambar di bawah untuk dapat solusinya loading...

Keuntunganasas sentralisasi : a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c) Keseragaman dapat dicapai. d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan. e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat. f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran Pengorganisasian ialah penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan perusahaan/organisasi, pengelompokan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, dan pelimpahan wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya di lapangan. Pengorganisasian/manajemen pekerjaan kantor jika dikaitkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka bisa menggunakan 3 tiga asas, yakni asas Sentralisasi, asas Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi. 1. Asas Sentralisasi Pemusatan Dalam hal ini Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu kelompok tunggal dan juga manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab di dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi seluruh kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan serta dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sementara kelompok lainnya kelompok operatif tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Seluruh kegiatan dalam bidang tata usaha akan dilaksanakan oleh satuan pelayanan, contohnya bagian sekretaris ataupun bagian TU. Pada asas sentralisasi, manajer kantor memegang peranan yang sangat menentukan, dalam artian kepala kantor bertanggung jawab akan keberlangsungan dan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Kita lihat di bawah ini bagan asas pemusatan secara Skematis Asas sentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b Keseragaman dapat dicapai metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam. c Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. d Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan. e Adanya fleksibilitas dalam organisasi. f Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat. g Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap. h Dapat Mencegah duplikasi fungsi. Sementara itu kekurangan asas sentralisasi ini antara lain yaitu a Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu bisa menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian. b Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. c Lambat dalam pelaksanaan tugas kurang hemat dalam waktu. d Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. f Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran ataupun penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri. Dalam asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian organisasi. Itu berarti kegiatan kantor terpencar tersebar ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi dalam hal ini masing-masing unit bagian melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer kepala kantor akan bertanggung jawab pada kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya dan setiap bagian tidak bisa melewati batas tanggung jawabnya. Contohnya seperti kepala bagian keuangan hanya akan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan saja. Dalam asas disentralisasi ini juga masing-masing satuan organisasi serta seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan seluruh kerja ketatausahaan yang ada di dalam lingkungannya sendiri. Seperti contohnya bagian produksi dalam suatu perusahaan juga melaksanakan tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan lain sebagainya. Berikut ini beberapa keuntungan sistem asas Desentralisasi a Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. c Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan. d Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan. e Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif. Sementara beberapa kelemahan asas desentralisasi antara lain yaitu a Pekerjaan akan terlalu bebas. b Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi. c Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor adanya pemborosan biaya. d Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip. 3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi Pada umumnya sebuah organisasi/perusahaan yang sudah berkembang bisa dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan serta bertanggungjawab terhadap pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi/perusahaan. Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat jika dipusatkan maka tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan praktis, biasanya perusahaan/organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karena itu bisa dikatakan bahwa sedikit sekali perusahaan/organisasi kantor yang hanya atau khusus menggunakan sistem sentralisasi ataupun desentralisasi. Dalam hal ini menurut Dr. Sedarmayanti, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Perkantoran”. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah a Asas Pembagian Tugas Asas pembagian tugas disini adalah menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab di dalam menyelenggarakan tugas yang dimaksud. Oleh karenanya perlu ada perumusan tugas yang jelas sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, benturan dan kekaburan bagian tugas. b Asas Fungsionalisasi Asas fungsionalisasi menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan juga dalam rangka mewujudkan koordinasi yang bagus antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban untuk memprakarsainya. c Asas Koordinasi Asas koordinasi menekankan pada perlunya setiap bagian memadukan, menserasikan, dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, ataupun perumusan kebijakan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian dan pengawasan tugas serta fungsi-fungsi yang diembannya. d Asas Kesinambungan Asas kesinambungan menekankan pada keharusan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan serta program yang sudah ditetapkan, tanpa bergantung pada diri pejabat tertentu. e Asas Akrodion Asas akrodion menekankan bahwa organisasi bisa berkembang ataupun mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. f Asas Pendelegasian Wewenang Asas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas serta kewenangannya kepada pejabat yang menjadi bawahannya. g Asas Keluwesan Dalam hal ini asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti serta menyesuaikan diri dengan perkembangan dan juga perubahan keadaan, sehingga bisa dihindar dari kekakuan dalam pelaksanaan tugas. h Asas Rentang Pengendalian Asas rentang pengendalian bertujuan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi ataupun orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat adanya keterbatasan kemampuan seorang pimpinan atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap para bawahnya. Apabila perlu adanya perbandingan rasio Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan seperti misalnya 1 3 - 7, sebagai berikut Hal ini tentu sangat penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan serta evaluasi pekerjaan. Juga penting, demi menghindari pekerjaan yang tumpuk, macet, dan terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan ataupun unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dari setiap pimpinan, hal ini karena dalam diri setiap pimpinan melekat juga fungsi pengawasan. i Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf merupakan asas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. j Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur Asas Pembaganan dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi mengambarkan susunan organisasinya, supaya setiap pihak yang berkepentingan bisa segera memahami kedudukan dan hubungannya dari setiap satuan organisasi yang ada.

Asassentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu: a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b) Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). c) Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. d) Latihan-latihan karyawan kantor dapat

Pengertian Organisasi Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. moekijat, 19976 Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Alasan pentingnya Organisasi Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena 1 Organisasi mengandung delegasi tugas seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri 2 Organisasi mempengaruhi koordinasi 3 Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan 4 Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas 5 Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai moekijat;19976 Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu 1 Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga. 2 Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab 3 Jenjang pengawasan harus tepat 4 Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum 5 Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical. 6 Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan 7 Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemencaran desentralisasi Asas Sentralisasi Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu. Kelemahan Asas Sentralisasi Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat. Kelebihan Asas Sentralisasi Mudah meyeragamkan cara kerja Mudah melakukan pengawasan Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel Asas Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya. Kelemahan Asas Desentralisasi Pemborosan biaya kantor Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi Kelebihan Asas Desentralisasi Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik. Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya Penerimaan tamu Penggandaan surat termasuk fotokopi Penyimpanan surat dan warkat Pengetikan Pekerjaan menghitung Perlengkapan kantor dan alat tulis Pengawasan formulir Pembersihan kantor Daftar hadir

Dalamkaitannya adalah menentukan personil yang melaksanakan fungsi dari struktur organisasi. Membuat struktur organisasi sangat tergantung dengan metode manajemen apa yang sedang diterapkan di dalam kantor. berikut adalah Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor menurut Maryati, yaitu: Baca informasi tentang: Waralaba Makanan Jepang yang

ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 1 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya penulis dapat menyelasaikan modul mengenai Asas Pengorganisasian Kantor dan Fasilitas Kantor. Penulis mengharapkan modul ini akan digunakan para pembaca dengan baik dan dapat membantu pembaca dalam pelaksanaan pembelajaran. Berdasarkan perkembangan kurikulum yang semula menggunakan KTSP kemudian diganti dengan Kurikulum 2013 membuat siswa sangat membutuhkan media untuk menunjang belajar mereka, misalnya modul, LKS, dsb. Oleh karena itu, penulis menyusun modul yang dapat memenuhi kebutuhan belajar anak. Dalam modul ini terdapat berbagai materi yang sudah disesuaikan dengan Silabus Administrasi Perkantoran Kurikulum 2013. Dalam Kurikulum 2013 ini siswa diharuskan untuk aktif dan lebih banyak menerapkan segala materi dengan praktikum. Berbeda dengan KTSP, siswa hanya mendengarkan guru menerangkan dan tidak harus menerapkan hasil pembelajarannya tadi dalam praktikum. Dengan modul ini, diharapkan para pembaca akan lebih mudah dalam pelaksanaan pembelajaran maupun praktikum sesuai dengan materi yang dibahas. Penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih pada pihak yang telah membantu kelancaran modul ini yaitu Bapak Muhammad Arief, selaku pembina/dosen yang mengarahkan penulis sehingga dapat menghasilkan buku modul ini. Penulis menyadari dalam pembuatan modul ini mungkin memang masih banyak kekurangan, baik informasi baru, permasalahan, contoh maupun pengetahuan lain yang belum ada dalam modul ini. Dengan demikian, sangat diharapkan kritik dan saran berkaitan dengan penyusunan dan penyajian modul ini. Malang, 27 November 2014 Penulis ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 2 DAFTAR ISI SAMPUL .......................................................................................................... 1 KATA PENGANTAR .......................................................................................................... 2 DAFTAR ISI .......................................................................................................... 3 PENDAHULUAN .......................................................................................................... 4 MODUL 1 MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR DAN TATA RUANG KANTOR ............................................................................... 10 A. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR .......................................... 10 B. TATA RUANG KANTOR ................................................................................... 12 RANGKUMAN .......................................................................................................... 17 TUGAS SISWA .......................................................................................................... 18 KUNCI JAWABAN ..................................................................................................... 19 MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR .......................................................................................................... 22 A. FASILITAS KANTOR .......................................................................................... 22 B. LINGKUNGAN KANTOR ................................................................................. 26 C. PENATAAN FASILITAS KANTOR ................................................................. 28 RANGKUMAN .......................................................................................................... 40 TUGAS SISWA .......................................................................................................... 42 KUNCI JAWABAN ..................................................................................................... 43 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 45 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 3 PENDAHULUAN A. Deskripsi Pembelajaran Kompetensi pembelajaran mengenai Asas Pengorganisasian, Tata Ruang dan Fasilitas Kantor akan menguraikan gambaran pengorganisasian yang ada dalam kantor serta berbagai pembahasan mengenai fasilitas kantor yang meliputi berbagai fasilitas yang terdapat di kantor serta cara menata ruang kantor agar sesuai dengan kebutuhan kantor. Pengetahuan ini sangat diperlukan dalam menciptakan kantor yang bersih, rapi, nyaman dan menyenangkan bagi yang menempatinya. Untuk menerapkan hal-hal tersebut, perlu adanya pembelajaran tentang asas pengorganisasian dan fasilitas kantor. Pada materi ini terdapat berbagai pembahasan ang meliputi ssas tujuan, kesatuan fungsi, hubungan individual, kesederhanaan, wewenang sepadan dengan tanggung jawab, laporan kepada atasan tunggal, pengawasan dan kepemimpinan serta asas jangkauan pengawas. Selain itu juga terdapat tujuan dari tata ruang kantor dan jenis-jenis tata ruang kantor serta fasilitasfasilitas yang terdapat dalam kantor. Selain itu juga perlu mempelajari tentang linkungan kantor. Pembelajaran ini mengandung tiga ranah pembelajaran yang meliputi ranah kognitif, ranah afektif dan ranah psikomotorik. Selain memahami, siswa juga dapat menerapkan segala tentang asas pengorganisasian kantor serta fasilitas dan lingkungan kantor dalam dunia pekerjaan natinya. B. Prasyarat Pembelajaran Modul Dalam kompetensi ini masih berkaitan dengan kompetensi sebelumnya. Sebelum memahami ini, siswa harus mengetahui dan memahami mengenai organisasi kantor dan pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor. Setelah pembelajaran, siswa mampu menguasai asas pengorganisasian dalam suatu kantor dan fasilitas yang terdapat dalam kantor serta cara mengatur tata letak kantor. Berikut rincian yang harus dikuasai siswa sebagai berikut 1. Asas Tujuan 2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individual 4. Asas Kesederhanaan 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 4 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas 9. Tujuan tata Ruang kantor 10. Jenis-jenis Tata Ruang kantor 11. Pengertian fasilitas kantor 12. Jenis fasilitas kantor 13. Lingkungan kantor C. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Bagi peserta didik / siswa  Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat.  Kerjakan tugas baik tugas individu atau kelompok dengan baik dan benar  Ajukan pertanyaan kepada guru / fasilitator jika ada hal-hal yang Anda kurang jelas atau kurang mengerti.  Apabila Anda sudah menguasai modul ini, Anda dapat meminta kepada guru / fasilitator Anda untuk memberikan test akhir untuk mengukur kompetensi Anda. 2. Bagi guru atau fasilitator  Informasikan kepada peserta diklat / siswa bagaimana cara menggunakan modul, metode pemelajaran, cara penilaian, bahan / alat yang digunakan dalam pemelajaran dan durasi waktu pemelajaran serta metode penilaiannya.  Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti dan memberikan umpan balik atas pencapaian belajar siswa.  Memberikan test akhir apabila peserta didik sudah kompeten dalam penguasaan modul ini D. Tujuan Akhir 1. Kinerja yang diharapkan Setelah mempelajari Pengorganisasian Kantor, Fasilitas Kantor dan Lingkungan Kantor diharapkan pada siswa mampu menerapkan dengan mudah materi tersebut dalam dunia kerja praktik kerja industry nantinya. 2. Kriteria keberhasilan Segi keberhasilan siswa dalam mempelajari materi ini dilihat dari hasil penilaian yang meliputi kognitif, afektif maupun psikomotorik siswa. Dengan hasil ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 5 penilaian yang tinggi akan menunjukkan siswa mampu menguasai materi yang diberikan dan mampu menerapkannya dalam tempat kerja nantinya. 3. Variabel dan kriteria keberhasilan Pengukuran keberhasilan siswa dapat dilakukan dengan penentuan kriteria penilaian dari hasil pembelajaran yang telah diterima dan tugas-tugas yang telah dikerjakan berkaitan dengan Asas Pengorganisasian, Fasilitas dan Lingkungan Kantor. Siswa dikatakan berhasil apabila hasil pengukurannya telah mencapai nilai lebih dari 75. Berikut merupakan table pengukuran tingkat keberhasilan siswa. NILAI PREDIKAT KETERANGAN 86 – 100 A Sangat menguasai 75 – 85 B Menguasai 74 – 50 C Cukup menguasai 49 – 0 D Kurang menguasai E. Silabus SILABUS MATA PELAJARAN PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Satuan Pendidikan Kelas /Semester Kompetensi Inti SMK X KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, damai, santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 6 Kompetensi Dasar Materi Pokok Alokasi Waktu Kegiatan Pembelajaran Penilaian Mengamati Mengamati Asas-asas Pengorganisasian Kantor yang terjadi di sekolah atau kantor terdekat dengan kajian pemikiran secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 6 X 2 JP Tugas Membuat kesimpulan mengenai Asas-asas Pengorganisasian Kantor. Menilai kinerja peserta didik ketika Menata ruang kantor Kelas X Semester 2 Asas-asas Pengorganisasian Memahami azas, tujuan, Kantor dan jenis tata ruang kantor  Asas Tujuan  Asas Kesatuan Fungsi  Asas Hubungan Menata ruang kantor Individual  Asas Kesederhanaan  Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab  Asas Laporan kepada Atasan Tunggal  Asas Pengawasan dan Kepemimpinan  Asas Jangkauan Pengawas Sikap Menilai tanggapan dan Menanya pandangan peserta didik Memberi kesempatan terhadap keberadaan peserta didik untuk tata ruang kantor di suatu menanyakan tentang asas- instansi asas pengorganisasian kantor yang terjadi di Tes perkantoran. Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman Tujuan tata Ruang kantor Eksperimen/explore peserta didik terhadap Jenis-jenis Tata Ruang Mengidentifikasi Asas-asas kantor keuntungan dan kelemahan Pengorganisasian Kantor, setiap asas yang digunakan Tujuan tata Ruang kantor dan Jenis-jenis Tata Ruang Secara berkelompok kantor membuat layout tata ruang kantor yang digunakan di kantor dari berbagai sumber Asosiasi Mengaitkan konsep asas pengorganisasian Kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 7 Sumber Belajar dengan praktik tata rruang yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang jenisjenis bentuk tata ruang kantor Mengidentifikasikan fasilitas Fasilitas Kantor dan lingkungan kantor  Pengertian Fasilitas serta penataannya  Pengadaan Fasilitas kantor Menggambar tata letak  Contoh Fasilitas fasilitas dan lingkungan kantor sofa duduk, kantor mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain Mengamati Mengamati berbagai fasilitas yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 6 X 2 JP Tugas Membuat kesimpulan mengenai fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor di sekolah atau di kantor terdekat. Kinerja Menilai kinerja peserta Menanya didik ketika Mendiskusikan dengan mengidentifikasi fasilitas, teman tentang pengertian lingkungan dan penataan dan pengadaan fasilitas fasilitas kantor di sekolah Lingkungan kantor kantor . atau di kantor dekat sekolah Eksperimen/explore Penataan fasilitas kantor Mengidentifikasi penataan Sikap  Pengertian ergonomi fasilitas kantor di sekolah Menilai tanggapan dan  Penerapan ergonomi. atau kantor terdekat.  Tata letak fasilitas. pandangan peserta didik terhadap fasilitas,  Akibat tidak menerapkan sistem Membuat gambar tata lingkungan dan penataan fasilitas dan fasilitas kantor ergonomi pada tata letak lingkungan kantor letak fasilitas. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 8 Asosiasi Membuat kajian tentang keterkaitan antara fasilitas kantor dengan lingkungan kantor serta penataannya di perkantoran terdekat Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 9 Tes Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik terhadap fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN dan TATA RUANG KANTOR A. PENGORGANISASIAN KANTOR Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerjasama dalam suatu system kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pengertian dari pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Dalam suatu kantor pasti terdapat tujuan kantor yang harus dicapai. Berikut beberapa makna dari pengorganisasian diantaranya  Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga organisasi.  Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seorang pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.  Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.  Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, menajemen kantor mengenai beberapa asas. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling, yaitu 1. Asas Tujuan Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Tujuan yang dimengerti oleh setiap personal akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 10 dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Menajemen administrative merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain. 2. Asas Kesatuan Fungsi Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia. 3. Asas Hubungan Individu Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Disamping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja. 4. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan. 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan. 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 11 Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang. 8. Asas Jangkauan Pengawas Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Kemudian tambahan kemampuan akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 bahkan negative atau kekacauan pengawasan. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna. B. TATA TUANG KANTOR Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya sebagai berikut 1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. 1988200 2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. 1956117 Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 12 produktivitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut  Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai  Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan  Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya  Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 Tujuan dalam setiap tata ruang kantor adalah a. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir lancar c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pekerja dapat terpelihara e. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan baik tentang organisasi Dua ahli dari Inggris yaitu Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi organisasi adalah a. Legal requirements to be fulfils persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi b. Space to be used to the greatest advantage ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar c. Service to be available where needed power, telephone, etc. pelayananpelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga, listrik, telepon dan lain-lain d. Good working conditions to be provided for everyone persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang e. Supervision to be able to see the staff at work pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja f. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara g. Movement of clerks between desks and filling are made easy komunikasi dan arus kerja diperlancar h. Noisy and distracting operation segregated lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 13 i. Mutual interference between clerks avoided pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan j. Privacy and security provided where necessary kebebasan diri dan keamanan diusahakan ada dimana saja Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya a. Jarak angkut yang minimum b. Pengguanaan ruang yang efektif c. Keselamatan barang-barang yang diangkut d. Fleksibel e. Kemungkinan ekspansi masa depan f. Biaya diusahakan serendah mungkin g. Aliran material yang baik Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya 1. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut 2. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya 3. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout Macam-macam tata ruang kantor diantaranya 1. Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi. Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementriankementerian termasuk Kementerian Agama. 2. Tata ruang kantor terbuka Open plan office merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 14 Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah. 3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta. 4. Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah. Ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor tebagi menjadi beberapa bagian diantaranya a. Tata ruang pribadi private office merupakan tata ruang yang digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan tempat yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja menggunakan alatalat yang mahal. b. Tata ruang terbagian yang terdiri dari 1. General office area yang lebih banyak disukai daripada private office area. Hal ini dilakukan jika biaya membuat private dirasakan lebih mahal, ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 15 membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan, suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout, tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel dan furniture, keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi, serta adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making. 2. Private office area misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelayanan, dsb. 3. Service office area misalnya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet. 4. Storage area digunakan untuk penyimpanan barang-barang misalnya ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip. Berikut ini beberapa contoh gambar tata ruang kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 16 Rangkuman Pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling 1. Asas Tujuan 2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individu 4. Asas Kesederhanaan 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut  Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai  Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan  Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya  Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 Macam-macam tata ruang kantor diantaranya 1. 2. 3. 4. Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office Tata ruang kantor terbuka Open plan office Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office Dalam perkantoran pengorganisasian kantor sangat diperlukan guna pencapaian tujuan organisasi. Selain itu tataruang kantor yang tepat atau sesuai kebutuhan perusahaan juga sangat penting agar orang-orang yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 17 TUGAS SISWA A. Tugas Mandiri Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan asas-asas dalam pengorganisasian kantor! 2. Sebutkan keuntungan dalam penggunaan tataruang kantor yang baik! 3. Ada berapakah tataruang kantor? Jelaskan! 4. Bagaimana langkah-langkah dalam perencanaan tataruang kantor? 5. Jelaskan kriteria-kriteria dalam tataruang kantor! B. Tugas Kelompok 1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok. 2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah! 3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui a. Asas yang digunakan perusahaan tersebut b. Tataruang kantor yang digunakan dalam perusahaan tersebut 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah! 5. Presentasikan hasil pekerjaan kelompok semenarik mungkin! C. Lembar Kerja Nama Kelompok Tanggal kunjungan Nama perusahaan Alamat perusahaan Asas pengorganisasian perusahaan yang digunakan Tata ruang kantor yang digunakan Mengetahui, di tandatangani pihak perusahaan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 18 Kunci Jawaban A. Tugas Mandiri 1. Asas Tujuan Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Asas Kesatuan Fungsi Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Asas Hubungan Individu Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Asas Jangkauan Pengawas Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 19 2. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 3. Macam-macam tata ruang kantor diantaranya Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi. Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementrian-kementerian termasuk Kementerian Agama. Tata ruang kantor terbuka Open plan office merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah. Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 20 ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benarbenar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta. Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah. 4. Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya - Jarak angkut yang minimum - Pengguanaan ruang yang efektif - Keselamatan barang-barang yang diangkut - Fleksibel - Kemungkinan ekspansi masa depan - Biaya diusahakan serendah mungkin - Aliran material yang baik 5. Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya a. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut b. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesinmesinnya c. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 21 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR A. FASILITAS KANTOR 1. Pengertian Fasilitas Kantor Fasilitas adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang. Jenis – jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari “nilai uang”. Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak. Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor. 2. Pengadaan Fasilitas Kantor Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 22 Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini a Pengajuan surat permohonan ke gudang b Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 23 j Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.  Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.  Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan. Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.  Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut a. Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan - Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 24 - Memenuhi syarat penyimpanan barang. - Memperhatikan sifat barang yang disimpan. - Memperhatikan jangka waktu penyimpanan. - Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan. b. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan. c. Adminstrasi perlengkapan Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan. Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik. 3. Contoh Fasilitas Kantor Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain 1. Faktor lingkungan tetangga. 2. Faktor dekat. 3. Faktor harga. 4. Faktor dekat labour market. 5. Faktor jalan keluar masuk pegawai. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 25 6. Faktor keamanan. b. Gedung 1. Dapat memberikan fasilitas 2. Menjamin kesehatan 3. Berkesan yang baik. 4. Fleksibel. 5. Keseimbangan biaya keuntungan. c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu 1. Perabotan kantor office furniture, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife. 2. Bekal kantor office supplies, seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. B. LINGKUNGAN KANTOR 1. Lingkungan Fisik Kantor Merupakan segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor. a. Persyaratan lingkungan fisik kantor diantaranya  Kebersihan yang meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor.  Luas ruang kantor yang harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal 3,7 M2 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 26  Suhu udara dengan temperature yang layak yaitu minimal 16 derajat Celsius.  Ventilasi yang berkaitan dengan peredaran udara segar diusahakan ada dalam ruang kerja.  Penerangan/cahaya seharusnya memilih lampu atau cahaya alam yang cocok dan cukup sesuai dengan kebutuhan.  Fasilitas kesehatan seperti kamar kecil, toilet, dsb diusahakan ada atau disediakan.  Fasilitas cuci seperti cuci tangan atau muka beserta handuk dan sabun sebaiknya juga disediakan.  Air minum sebaiknya harus disediakan melalui pipa atau penampungan khusus.  Tempat pakaian seperti menyediakan gantungan untuk menggantungkan pakaian sewaktu kerja, dsb.  Tempat duduk ini berfungsi untuk keperluan bekerja.  Lantai, gang, dan tangga harus dijaga keamanannya dengan selalu memeriksanya.  Mesin pada bagian yang berbahaya sebaiknya diberi pelindung dan tidak boleh digunakan oleh sembarang orang.  Beban berat, pegawai tidak boleh mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.  Pertolongan pertama dalam setiap ruang disediakan kotak obat untuk berjaga-jaga kemungkinan ada yang sakit, dsb.  Penjagaan kebakaran sebaiknya disediakan alat pemadam kebakaran baik tabung gas air mata, dsb.  Pemberitahuan kecelakaan merupakan pelaporan pada pimpinan apabila ada pegawai yang absen karena kecelakaan. Pentingnya lingkungan fisik kantor adalah  Mempengaruhi kesehatan pegawai berkaitan dengan penerangan, suara , dsb. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 27  Mempengaruhi efesiensi kantor, apabila penerangan yang digunakan kurang sesuai dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam bekerja. 2. Lingkungan Sosial Kantor Merupakan lingkungan yang menunjukkan hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hal ini dapat menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Ditinjau dari sasaran dan tujuan komunikasi dibedakan menjadi  Komunikasi formal yaitu komunikasi informasi yang terjadi dalam hubungan keseharian di tempat kerja baik antar sejawat maupun dengan bawahan.  Komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang terjadi antar pihak lembaga/organisasi kantor dengan pihak lembaga lain.  Komunikasi internal yaitu komunikasi yang menunjuk pada komunikastor atau orang-orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.  Komunikasi vertical yaitu komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi seperti atasan dengan bawahan.  Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antar teman/rekan sekerja dan sejabatan seperti komunikasi staf dengan staf. C. PENATAAN FASILITAS KANTOR 1. Pengertian ergonomic Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 28 2. Penerapan ergonomic Adalah menerapkan atau mengaplikasikan system ergonomic di lingkungan kerja. Ergonomic dapat diterapkan pada beberapa aspek dalam bekerja antara lain mulai dari posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja dan cara pengangkatan beban. Kegunaan dari penerapan ergonomic untuk memperbaiki performasi kerja menambah kecepatan kerja, keakuratan, keselamatan kerja dan, mengurangi energy kerja yang berlebihan serta mengurangi kelelahan, mengurangi waktu yang terbuang sia-sia, dan meminimalkan kerusakan peralatan yang disebabkan “human error” dan memperbaiki kenyamanan manusia dalam bekerja. a. Posisi kerja Terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri. Posisi duduk manusia dalam bekerja adalah membuat kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan posisi tubuh stabil selama bekerja. Sedangkan posisi berdiri manusia dalam bekerja adalah mengatur posisi tulang belakang vertical dan berat badan tertumpu secara seimbang pada dua kaki. b. Proses kerja Para pekerja dapat menjangkau peralatan kerja sesuai dengan posisi waktu bekerja dan sesuai dengan anthropometrinya. Harus dapat membedakan anthropometri barat dan timur. c. Tata letak tempat kerja Display harus jelas terlihat pada waktu melakukan aktivitas kerja. Sedangkan symbol yang berlaku secara internasional lebih banyak digunakan daripada kata-kata. d. Mengangkat beban Bermacam-macam cara dalam mengangkat beban yaitu dengan kepala, bahu, tangan, punggung, dsb. Beban yang terlalu berat dapat menimbulkan cedera tulang punggung, jaringan otot dan persendian akibat gerakan yang berlebihan. Maka pengangkatan baban pun haruslah menggunakan metode dasar seperti posisi kaku yang benar, punggung ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 29 kuat dan kekar, posisi lengan dekat dengan tubuh, mengangkat dengan benar dan menggunakan berat badan. 3. Tata letak letak fasilitas Tata letak fasilitas dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsur-unsur fisik yang diatur mengikuti aturan atau logika tertentu guna menunjang kelancaran kerja. Unsur-unsur fisiknya meliputi mesin, peralatan, meja, bangunan, dsb. Aturan atau logika pengaturan dapat berupa ketetapan fungsi tujuan misalnya total jarak. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut  Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi  Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.  Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman  Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik  Fleksibilitas menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan diantaranya  Tata letak dengan posisi tetap dengan memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti kapal laut dan gedung.  Tata letak yang berorientasi pada proses yang berhubungan dengan produksi volume rendah, dan bervariasi tinggi.  Tata letak kantor dengan menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi  Tata letak ritel dengan menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan  Tata letak gudang dengan melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan system penanganan bahan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 30  Tata letak yang berorientasi pada produk dengan mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang. Tata letak fasilitas yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut  Peralatan penanganan bahan Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan para pekerjanya.  Kapasitas dan persyaratan luas ruang Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan sebagai keamanan yang mengatasi beberapa masalah.  Lingkungan hidup dan estetika Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dsb.  Aliran informasi Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini meungkin membutuhkan keputusan tentang jarak, juga keputusan akan dibuat kantor pada ruangan terbuka menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan pribadi. 4. Akibat tidak menerapkan system ergonomic System ergonomic yang tidak diterapkan akan menimbulkan beberapa akibat negative yang dapat menimbulkan penurunan produktivitas kerja. Akibat-akibat tersebut diantaranya  Kejenuhan pada pekerja Kejenuhan termasuk kelelahan secara psikis, kejenuhan ini muncul karena kondisi ruang yang sama. Dimana seluruh fasilitasnya, seperti computer, meja, lemari, atau lainnya berada diposisi yang sama. Hal ini akan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 31 memberikan kebosanan/kejenuhan tersendiri bagi pekerja yang berada di ruangan tersebut.  Kelelahan Setelah pekerja melakukan pekerjaannya maka umumnya pasti terjadi kelelahan, apalagi didukung tata letak fasilitas kerja yang tidak menerapkan system ergonomic. Kelelahan yang dimaksud disini adalah dari segi fisik.  Timbulnya penyakit akibat kerja Para pekerja yang sudah merasakan kelelahan namun tidak melakukan upaya untuk kesehatan kerja dalam mengatasi kelelahannya itu, maka sudah dipastikan penyakit akibat kerjapun akan muncul seperti para pekerja terus terusan berada di depan computer, maka tidak menutup kemungkinan penglihatannya akan terganggu.  Kematian Ini merupakan dampak paling fatal dan ini bisa terjadi hanya karena tata letak yang salah di lingkungan kerja. Misalnya tata letak mesin fotokopi yang tidak sesuai prosedur dan kaidah ergonomic, maka berpotensi menyebabkan kecelakaan kerja yang menelan korban. Contoh gambar ergonomic di tempat kerja ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 32 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 33 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 34 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 35 Berikut ini bebearapa contoh gambar berkaitan dengan tata letak fasilitas kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 36 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 37 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 38 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 39 Rangkuman Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 40 g Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a Pengajuan surat permohonan ke gudang b Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. Lingkungan kantor terbagi menjadi dua yaitu lingkungan fisik kantor dan lingkungan social kantor. Dalam penataan fasilitas kantor terdapat ergonomic yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Penerapan ergonomic meliputi posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja, dan mengangkat beban. Apabila ergonomic tidak diterapkan dalam perusahaan/kantor dapat menyebabkan beberapa akibat diaantaranya Kejenuhan pada pekerja, kelelahan kTimbulnya penyakit akibat kerja, dan kematian. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 41 TUGAS SISWA! A. Tugas Mandiri Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan fasilitas kantor! 2. Jelaskan langkah-langkah dalam pengadaan fasilitas kantor! 3. Sebutkan cara pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai di kantor! 4. Apakah yang dimaksud dengan ergonomic? Apa saja yang termasuk dalam ergonomic? 5. Apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam tataletak fasilitas kantor? 6. Buatlah satu gambar rancangan tataletak kantor dengan idemu sendiri! B. Tugas Kelompok 1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok. 2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah! 3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui a. Fasilitas kantor yang ada di dalam perusahaan b. Sistem pengadaan barang pada perusahaan tersebut c. Bagaimana ergonomic pegawai di perusahaan tersebut dalam bekerja? 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah dari hasil kunjungan tersebut! 5. Buatlah bahan presentasi semenarik mungkin dan presentasikan hasil pekerjaan kelompok! C. Lembar kerja Nama Kelompok Tanggal kunjungan Nama perusahaan Alamat perusahaan Hasil kunjungan Mengetahui, di tandatangani pihak perusahaan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 42 Kunci Jawaban A. Tugas Mandiri 1. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. 2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a. Pengajuan surat permohonan ke gudang b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 43 3. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.  Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.  Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan  menyusun rencana pengadaan tahunan. Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.  Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana  triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. 4. Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia. 5. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut  Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi  Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.  Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman  Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik  Fleksibilitas menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 44 Endang R. Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta Erlangga The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Empat. Yogyakarta Liberty Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta Kanisius http. // ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 45 B Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor. Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu: Universitas Sumatera Utara 1. Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus

Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan PerkantoranSebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan dapat tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terjadi pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang makin banyak , makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat. Sedangkan Desentralisasi adalah pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian keduanya harus pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah 1. Asas sentralisasi pemusatanDengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif tugas utama. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, asas sentralisasi a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan Keseragaman dapat dicapaid Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkane Biaya pekerjaan dantor dapat dihematf Adanya fleksibilitas dalam Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsiph Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakapi Mudah melakukan pengawasanj Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantorKerugian asas sentralisasi a Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belitc Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan Lambat dalam pelaksanaan Asas desentralisasi pemencaranDengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun di unit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan asas desentralisasi a Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masingb Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat Cepat dalam memproses pekerjaan asas desentralisasia Pekerjaan akan terlalu Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam Kemungkinan terjadi pemalsuan Adanya pemborosan biayae Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerjaf Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan Asas campuranAsas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada fasilitas 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu 1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan formulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam dua tugas pokok satuan organisasi ketatausahaan, yaitua. Melaksanakan sejumlah aktivitas–aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan dan memberi pertimbangan-pertimbangan keahlian kepada segenap satuan operatif mengenai hal-hal yang berhubungan dengan prosedur-prosedur kantor, formulir-formulir, pelaporan dan pekerjaan kantor pada umumnyab. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja ketatausahaan yang tersebar disegenap satuan organisasi sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi, pengkhususan dalam pelaksanaan suatu segi tatausaha oleh seorang petugas tertentu secara terus menerus. Dengan spesialisasi itu maka kemahiran kerja setiap petugas akan menngkat dan pada akhirnya hasil maupun kelancaran pekerjaan itu juga menjadi lebih besar. Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford Office Organization and Methode, 1978, spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan berikut 1. Memisah-misahkan keterampilan-keterampilan yang Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas yang Mempergunakan pengetahuan khusus4. Memungkinkan pemeriksaan tersendiri

Adapundalam pelaksanan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas tersebut adalah: 1. ada berapakah bidang kegiatan dalam pekerjaan kantor? Sebutkan dan jelaskan! Komunikasi Kegiatan bertukar informasi baik menyampaikan maupun menerima dalam hal pekerjaan kantor demi tercapainya suatu tujuan perusahaan

ASAS PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTORpelaksanaan pekerjaan yang dapat diorganisasikan dilakukan dengan berpedoman pada 3 asas, yaitu sebagai berikut1. Asas sentralisasi Pemusatan desentralisasi Pemencaran3. Asas gabungan atau Kombinasi antara sentralisasi dengan Asas Sentralisasi Pemusatan Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi unit khusus yang khusus menangani pekerjaan kantor atau pegangan informasi. Misalnya, bagian tata usaha/bagian sekretariat schingga unit-unit pelaksanaan tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan dari pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan sepertiaPenggandaanbPengelolaan arsipcPengetikan surat dan lain-lainAsas sentralisasi bagi pekerjaan berkaitan dengan spesialisai atau pengkhususan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh petugas secara terus atau keuntunganpenerapan asas sentralisasi adalaha. Mudah menyeragamkan cara kerjab. Mudah melakukan pengawasanc. Penggunaan perabot dan peralatan kantor lebih bisa dihemat. d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantore. Penggunaan Tenaga Kerja Lebih Fleksibel

BzH4t5.

hor0xg3jje.pages.dev/73

hor0xg3jje.pages.dev/322

hor0xg3jje.pages.dev/328

hor0xg3jje.pages.dev/76

hor0xg3jje.pages.dev/10

hor0xg3jje.pages.dev/135

hor0xg3jje.pages.dev/256

hor0xg3jje.pages.dev/21

hor0xg3jje.pages.dev/324

sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor